DEFINISI, TUGAS, DAN FUNGSI PERPUSTAKAAN

A.    DEFINISI

Perpustakaan menurut Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara nomor 132/KEP/M.PAN/12/2002 adalah sebuah unit kerja yang memiliki sumber daya manusia, ruangan khusus dan koleksi bahan pustaka sekurang-kurangnya terdiri dari 1.000 judul dari berbagai disiplin ilmu yang sesuai dengan jenis perpustakaan yang bersangkutan dan dikelola menurut sistem  tertentu.

Perpustakaan mrupakan tempat penyimpanan, mengolah dan mencari informasi, dimana informasi tersebut dapat berbentuk bahan bacaan tercetak (buku, jurnal, referensi dan bahan pustaka tercetak lainnya) maupun bahan bacaan dalam bentuk elektronik (electronic book, elektronik jurnal, dan bahan bacaan bentuk elektronik lainnya).

B.     TUGAS PERPUSTAKAAN

Secara garis besarnya tugas perpustakaan adalah sebagai berikut :

1.      Mengumpulkan, menyimpan dan menyediakan informasi dalam bentuk tercetak ataupun dalam bentuk elektronik dan multimedia kepada pemakai.

2.      Menyediakan informasi yang dapat diakses lewat internet, namun harus pula menyediakan peraturan-peraturan yang dapat melindungi kepentingan perpustakaan dan keamanan informasi tersebut.

3.      Terus memperhatikan kemajuan zaman dan kemajuan teknologi agar keinginan masyarakat dalam mengakses informasi dapat terpenuhi.

4.      Harus mampu menjadi jembatan penyedia informasi pada masa lalu, masa kini dan masa depan.

5.      Perpustakaan harus terus menerus mencari jalan agar tetap tanggap secara efektif dan inovatif terhadap lingkungan yang beragam dalam memenuhi harapan pengguna.

FUNGSI DAN JENIS PERPUSTAKAAN

A.    FUNGSI PERPUSTAKAAN

1.      Fungsi Edukatif

Perpustakaan berfungsi sebagai tempat untuk belajar secara mandiri, di situ pengguna dapat mencari bahan-bahan yang dibutuhkan untuk menambah ilmu dan wawasan.

2.      Fungsi Informatif

Perpustakaan mempunyai fungsi informative, artinya informasi yang dibutuhkan oleh pengguna dapat dicari di perpustakaan.

3.      Fungsi Penelitian

Perpustakaan mempunyai fungsi penelitian, artinya sumber-sumber informasi yang ada di dalam perpustakaan tersebut dapat digunakan sebagai bahan rujukan untuk melakukan penelitian.

4.      Fungsi Kultural

Perpustakaan mempunyai fungsi cultural artinya perpustakaan memiliki dan menyediakan bahan pustaka baik tercetak maupun elektronik yang menyajikan kebudayaan daerah, kebudayaan suatu bangsa ataupun kebudayaan antarbangsa.

5.      Fungsi Rekreasi

Perpustakaan mempunyai fungsi rekreasi artinya, pengguna dapat mencari koleksi yang bersifat popular dan menghibur.

B.     JENIS PERPUSTAKAAN

1. Perpustakaan Nasional

Perpustakaan Nasional adalah perpustakaan yang didirikan oleh suatu negara (biasanya di satu negara yang hanya ada satu) yang mempunyai fungsi utama untuk menyimpan semua bahan pustaka tercetak, terekam, serta multimedia yang diterbitkan oleh negara tersebut dan atau mengenai negara tersebut. Sebagai contoh, Perpustakaan Nasional Republik Indonesia.

2. Perpustakaan Umum

Perpustakaan umum adalah jenis perpustakaan yang didirikan oleh masyarakat umum dan dibiayai oleh masyarakat itu sendiri baik secara langsung (swadaya) maupun tidak langsung seperti melalui pajak perpustakaan umum biasanya cirri-ciri sebagai berikut :

a.       Perpustakaan terbuka untuk umum

b.      Siapa saja boleh masuk

c.       Dibiayai dengan dana masyarakat

Contoh perpustakaan umum di Indonesia adalah perpustakaan umum pemerintah kabupaten/kota, Badan atau Kantor perpustakaan Provinsi ynga berkedudukan di ibukota provinsi, perpustakaan umum yang ada di tingkat kecamatan dan bahkan di tingkat desa.

3. Perpustakaan Khusus

Tujuan didirikannya perpustakaan ini biasanya untuk mendukung instansinya dengan cara menyediakan informasi bagi pegawai di lingkungan instansi tersebut guna memelihara dan meningkatkan pengetahuan pegawai yang bersangkutan.

Contoh perpustakaan khusus, antara lain sebagai berikut :

a.       Perpustakaan Sekretariat Negara di Jalan Medan Merdeka Barat, Jakarta

b.      Perpustakaan Lembaga Penelitian Perkebunan, Jalan Taman Kencana Bogor

c.       Perpustakaan Sekretariat ASEAN di Jakarta

4. Perpustakaan Sekolah

Perpustakaan sekolah merupakan salah satu sarana dan fasilitas penyelenggaraan pendidikan sehingga setiap sekolah semestinya memiliki perpustakaan. Tujuannya adalah membantu para murid untuk mencapai tujuan khusus sekolah yang bersangkutan dan tujuan pendidikan pada umumnya.

Tugas poko dari perpustakaan sekolah adalah menunjang proses belajar mengajar di sekolah dengan menyediakan bahan-bahan bacaan yang sesuai dengan kurikulum sekolah dan ilmu pengetahuan tambahan lain sehingga proses belajar mengajar di sekolah tersebut dapat berjalan dengan lancer dan baik.

Contoh perpustakaan sekolah antara lain sebagai berikut :

a.       Perpustakaan Sekolah Dasar Santa Laurensia di Kompleks Alam Sutera, Serpong

b.      Perpustakaan Sekolah “Buin Batu Nasional School” di Sumbawa

c.       Perpustakaan SMA Yayasan “Muthahhari” Bandung

5. Perpustakaan Perguruan Tinggi

Perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang berada di lingkungan perguruan tinggi, universitas, sekolah tinggi, akademi dan pendidikan tinggi lainnya yang pada hakikatnya merupakan bagian integral dari suatu perguruan tingginya.

Beberapa contoh perpustakaan perguruan tinggi dapat disebutkan, antara lain sebagai berikut :

a.       Perpustakaan Institut Pertanian Bogor

b.      UPT Perpustakaan Universitas Terbuka

c.       Perpustakaan Fakultas ekonomi, Universitas Indonesia

d.      Perpustakaan Akademi Kimia Analis Bogor

KONSEP DASAR DAN PENGERTIAN MANAJEMEN

A.    DEFINISI

      Secara umum pengeritian manajemen adalah pengendalian dan pemanfaatan semua faktor dan sumber daya, yang menurut perencanaan (planning) digunakan untuk mencapai atau menyelesaikan suatu tujuan kerja tertentu (Prajudi dalam Sutarno, 2004). Kamus Besar Bahasa Indonesia mendefinisikan manajemen sebagai berikut (1) manajemen adalah suatu proses penggunaan sumber daya secara efektif untuk mencapai sasaran. Maksudnya ialah bahwa di dalam organisasi, baik sebagai wadah yang sifatnya statis maupun sebagai kegiatan yang sifatnya dinamis, terdapat suatu proses penggunaan dan pemanfaatan sumber daya yang dilakukan oleh manajer (pemimpin) yang diarahkan untuk mencapai target atau sasaran yang telah ditentukan; (2) manajemen adalah pejabat atau pimpinan yang bertanggung jawab atas jalannya perusahaan. Jadi, di sini manajemen diartikan sebagai kewenangan, kemampuan dan kesanggupan seseorang pemegang kekuasaan yang sah, untuk menjalankan dan mengoprasikan organisasi. Orang tersebut memiliki tanggung jawab penuh, baik secara formal maupun moral, sekaligus menjadi titik sentral perhatian dan komando bagi semua staf dan bawahan. Semua tergantung kepada pihak manajemen.

B.     PERKEMBANGAN  MANAJEMEN SECARA SINGKAT

      Mnajemen sudah digunakan orang sejak dahulu. Manajemen sendiri telah mengalami 5 tahap perkembangan, seperti (1) manajemen autoriter; (2) manajemen ilmiah (scientific), (3) manajemen hubungan manusia, (4) manajemen berorientasikan hasil; dan (5) manajemen tanggung jawab social.

Beberapa prinsip yang dikembangkan oleh Fayol (menurut Stueart and Easlick, 1981) adalah :

1.      Pengelopokan pekerjaan menjadi devisi atau pembagian tugas. Ketika perusahaan berkembang menjadi semakin besar maka diperlukan pengelompokan pekerjaan menjadi beberapa kelompok (divisi) sesuai dengan difat pekerjaan tersebut (spesialisasi).

2.      Otoritas/kekuasaan (authority). Otoritas yang dimiliki oleh masing-masing individu di perusahaan harus seimbang dengan tanggung jawabnya.

3.      Disiplin. Harus dikembankan disiplin dalam organisasi. Alat yang baik menurut Fayol, untuk menegakkan disiplin adalah :

a.       Adanya atasan yang baik untuk setiap tingkat

b.      Adanya suatu perjanjian, baik dengan individu-individu maupun serikat sekerja dengan cara jujur dan terang /  jelas

c.       Adanya sanksi-sanksi yang benar-benar diterapkan

4.      Satu komando. Pekerja harus menerima satu komando dari satu atasan.

5.      Gangplanks, yang dimaksud dengan gangplanks adalah sebagai berikut :

A

B         L

C                     M

D                                 N

E                                              O

F    ……………………………….     P

      A pada diagram merupakan orang tertinggi dalam organisasi, yang langsung membawahi B dan L. B selanjutnya membawahi C, begitu juga L adalah atasan langsung M. dengan begitu maka komunikasi dari F ke P akan melalui rantai biokrasi yaitu naik melalui A kemudian turun ke P,  dan tentu saja ini memakan waktu. Fayol menganjurkan bahwa gangplanks (garis terputus) dapat terjadi tanpa melemahkan rantai komando. Ini mungkin hanya diperlukan dalam hal apabila atasan F dan P memberikan wewenang  untuk dapat berhubungan langsung.

6.      Satu arah. Harus ada satu arah dan satu rencana untuk mencapai suatu sasaran organisasi.

7.      Mendahulukan kepentingan umum daripada kepentingan pribadi (subordination of individual interest to general interest). Baik kepentingan seseorang maupun kepentingan sekelompok pekerja tidak boleh melampaui batas. Untuk menjamin hal ini harus diberi contoh yang baik. Tindakan harus sejujur mungkin, demikian supervise harus besrsifat tetap.

8.      Remunerasi. Penggajian harus bersifat adil. Upah yang sama untuk pekerjaan yang sama.

9.      Sentralisasi. Segala sesuatu yang berhubungan dengan pentingnya peran subordinate adalah desentralisasi, sedangkan pengurangan peran subordinate dalam keputusan organisasi adalah sentralisasi dan sentralisasi merupakan aturan yang lebih disukai.

10.  Teratur. Segala sesuatu ada tempat dan penanggung jawabnya dalam suatu organisasi. Semua pekerjaan dan semua jabatan diidentifikasi dengan baik.

11.  Persamaan. Persamaan hak dan perlakuan harus menjadi perhatian dalam menghadapi pekerja (karyawan).

12.  Stabilitas. Memelihara atau mempekerjakan seseorang dalam suatu pekerjaan /  jabatan sangat penting

13.  Inisiatif. Menyediakan insentif (reward) untuk menstimulasi peningkatan produksi sangat penting. Manajer harus mau berkorban yang bersifat merangsang timbulnya inisiatif bawahannya dalambatas-batas kewenangan disiplin

14.  Rasa kebersamaan (Esprit de corps). Kunci untuk membina rasa kebersamaan ini adalah komunikasi untuk mencapai rasa kepuasan bersama (kelpmpok). Manajer harus mampu mengarahkan terjadinya kekompakan dan kesamaan korp di antara bawahannya.

FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN

A. PLANNING ATAU PERENCANAAN

            Perencanaan dapat diartikan sebagai menentukan sasaran yang ingin dicapai, tindakan yang harus dilakukan, bentuk organisasi yang sesuai untuk mancapainya dan personal yang harus melaksanakan kegiatan tersebut.

B. ORGANIZING ATAU PENGORGANISASIAN

            Pengorganisasian adalah penetapan struktur peran-peran melalui penentuan aktivitas-aktivitas yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan pengelompokan aktivitas, penguasaan kelompok aktivitas kepada manajer, pendelagasian wewenang dan informasi baik horizontal maupun vertikal dalam struktur organisasi.

C .STAFFING ATAU PENGISIAN JABATAN

            Pengisian jabatan (staffing) didefinisikan sebagai pengisian jabatan dalam organisasi dengan cara mengidentifikasi kebutuhan tenaga kerja yang ada, merekrut, menempatkan promosi, menilai, memberi imbalan dan melatih oran yang diperlukan.

D. DIRECTING ATAU PENGARAHAN

            Proses pengarahan oleh pimpinan inilah yang kita sebut sebagai directing atau lebih jelasnya directing tersebut dapat diartikan sebagai memimpin atau mengawasi orang-orang bawahan atau subordinate (tidak termasuk manajer atau anggota manajemen). Jadi, proses directing tersebut melibatkan kemampuan seseorang untuk mempengaruhi orang lain.

E. CONTROLLING ATAU PENGAWASAN

Pengawasan atau controlling merupakan suatu usaha yang sistematis untuk menetapkan standar prestasi pada sasaran perencanaan, merancang sistem-sistem umpan balik informasi, mambandingkan prestasi aktual dengan atandar, menentukan apakah ada penyimpanan serta menetapkan cara memperbaiki penyimpanan tersebut.